Questions Fréquentes sur Klubaro
À Propos de Klubaro
Qu'est-ce que Klubaro exactement ?
Klubaro est une solution de gestion tout-en-un spécialement conçue pour les clubs sportifs individuels comme les arts martiaux, la natation, le tennis, la gymnastique ou la danse. Notre plateforme centralise et automatise l'ensemble des tâches administratives : inscriptions, gestion des adhérents, suivi des cotisations, communication, planification des activités et suivi des présences. Klubaro est né d'une volonté simple : vous faire gagner du temps administratif pour vous permettre de vous consacrer pleinement à votre passion et à vos adhérents.
Pour quels types de clubs Klubaro est-il adapté ?
Klubaro est spécialement conçu pour les clubs et associations de sports individuels de petite à moyenne taille (50-500+ membres). Il est particulièrement adapté aux arts martiaux, à la natation, au tennis, à la gymnastique, à la danse, et à tout autre sport où les membres participent à des cours ou séances régulières. Si vous gérez un club où vous avez besoin de suivre les inscriptions, les cotisations, les présences et de communiquer efficacement avec vos membres, Klubaro est fait pour vous.
En quoi Klubaro est-il différent des autres solutions de gestion ?
Contrairement aux solutions généralistes ou aux systèmes conçus pour de grandes structures, Klubaro se distingue par sa simplicité d'utilisation, spécialement pensée pour des bénévoles avec des compétences techniques variables. Son approche tout-en-un évite de jongler entre différents outils. Son système d'inscription et de suivi des présences par QR code est particulièrement efficace. Sa tarification transparente avec membres illimités est idéale pour les clubs en croissance. Son hébergement sécurisé en France garantit la conformité RGPD. Son interface est accessible sur tous les appareils sans installation.
Klubaro fonctionne-t-il sur tous les appareils ?
Oui, Klubaro est une application web accessible depuis n'importe quel appareil connecté à internet comme ordinateur, tablette ou smartphone, sans installation nécessaire. Vous pouvez ainsi gérer votre club depuis votre bureau ou en déplacement, et même prendre les présences directement depuis votre smartphone pendant les cours.
Tarification et Essai Gratuit
Combien coûte Klubaro ?
Klubaro propose deux formules simples et transparentes. Le Plan Mensuel à 49€/mois TTC, sans engagement. Le Plan Annuel à 39€/mois TTC (soit 468€/an), vous permettant d'économiser 20% par rapport au plan mensuel. Les deux formules incluent toutes les fonctionnalités et un nombre illimité de membres.
Y a-t-il des frais cachés ou des coûts supplémentaires ?
Non, absolument aucun. Le prix affiché inclut toutes les taxes et donne accès à l'ensemble des fonctionnalités de Klubaro, sans limite sur le nombre de membres. Vous ne paierez jamais de supplément lorsque votre club grandit. Les mises à jour et le support client sont également inclus dans le prix.
Comment fonctionne l'essai gratuit de 30 jours ?
Notre essai gratuit vous donne accès à toutes les fonctionnalités de Klubaro pendant 30 jours, sans aucune restriction. Vous n'avez pas besoin de fournir de carte bancaire pour commencer, et il n'y a aucun engagement. C'est l'occasion parfaite de découvrir comment Klubaro peut transformer la gestion de votre club, sans aucun risque.
Que se passe-t-il à la fin de l'essai gratuit ?
À la fin des 30 jours d'essai, vous avez deux options. Si Klubaro vous a convaincu, vous pouvez facilement passer au plan mensuel ou annuel de votre choix. Si vous décidez de ne pas continuer, votre compte sera simplement désactivé, sans aucun frais ni obligation de votre part. Nous ne prélevons rien automatiquement, puisque nous ne demandons pas de carte bancaire pour l'essai.
Y a-t-il une limite au nombre de membres que je peux gérer ?
Non, il n'y a absolument aucune limite. Que votre club compte 50, 500 ou 5000 membres, le prix reste exactement le même. C'est l'un des grands avantages de Klubaro : vous pouvez développer votre club sans vous soucier des coûts supplémentaires liés à la gestion de nouveaux membres.
Puis-je changer de formule après mon inscription ?
Oui, vous pouvez facilement passer du plan mensuel au plan annuel à tout moment pour bénéficier de la réduction de 20%. Si vous êtes déjà sur le plan annuel et souhaitez revenir au plan mensuel, ce changement prendra effet à la fin de votre période annuelle en cours.
Fonctionnalités et Utilisation
Comment fonctionne l'inscription des membres avec Klubaro ?
Klubaro simplifie radicalement le processus d'inscription. Vous recevez un QR code unique pour votre club et un lien d'inscription personnalisé. Vos futurs membres scannent ce QR code ou utilisent le lien pour remplir leur formulaire d'inscription en ligne. Les nouvelles inscriptions apparaissent dans une liste d'attente sur votre tableau de bord. Vous validez ou refusez chaque inscription en un seul clic. Une fois validé, le membre est automatiquement ajouté à votre base de données. Ce système élimine la paperasse, les erreurs de saisie et vous fait gagner un temps précieux, particulièrement lors des périodes chargées comme la rentrée.
Comment puis-je suivre les cotisations et les paiements ?
Klubaro offre une vision claire et instantanée de l'état des paiements. Un système de code couleur (vert/orange/rouge) vous permet d'identifier immédiatement les cotisations à jour, celles qui arrivent à échéance et celles qui sont expirées. Vous pouvez envoyer des rappels automatiques aux membres ayant des paiements en retard. Chaque membre dispose d'une fiche individuelle avec l'historique complet de ses paiements. Le tableau de bord vous donne une vue d'ensemble de la situation financière du club.
Comment fonctionne le système de présence par QR code ?
Le suivi des présences avec Klubaro est simple et efficace. Chaque membre reçoit une carte personnelle avec un QR code unique que vous pouvez imprimer directement depuis Klubaro. Lors d'un cours ou d'une activité, vous accédez à la page de l'événement sur Klubaro. Vous activez le mode scan et utilisez l'appareil photo de votre smartphone ou tablette. Les membres scannent leur carte en arrivant, et leur présence est instantanément enregistrée. Le système comptabilise automatiquement les présences et, si applicable, décompte les séances des cartes prépayées. Ce système vous permet de commencer vos cours à l'heure tout en gardant un suivi précis des présences, sans paperasse ni saisie manuelle.
Comment puis-je communiquer avec mes membres via Klubaro ?
Klubaro propose un système de communication puissant. Vous pouvez envoyer des emails illimités via les serveurs Amazon SES, garantissant une excellente délivrabilité pour que vos messages n'atterrissent pas dans les spams. Vous avez aussi l'option d'envoi de SMS via votre opérateur. Le ciblage est précis : vous pouvez envoyer des messages à tous vos membres, à des groupes spécifiques comme les participants à une activité ou les membres avec cotisations expirées, ou à un membre individuel. Vous disposez d'un historique complet des communications envoyées. Les contacts associés aux membres, comme les parents pour les mineurs, reçoivent automatiquement les communications.
Comment Klubaro gère-t-il les cartes de séances ?
Klubaro permet de créer et gérer facilement des cartes de séances, par exemple des cartes de 10 cours. Vous créez différents types de cartes avec le nombre de séances souhaité. Vous attribuez ces cartes aux membres concernés. Lorsqu'un membre participe à un cours et que sa carte est scannée, une séance est automatiquement décomptée. Le système vous alerte lorsqu'une carte approche de sa fin. Vous et le membre pouvez voir à tout moment le nombre de séances restantes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les clubs proposant des formules flexibles en complément des abonnements classiques.
Comment puis-je planifier mes activités et cours ?
La planification avec Klubaro est intuitive et efficace. Vous pouvez créer facilement l'ensemble de vos activités récurrentes ou ponctuelles. Vous visualisez votre planning sous différentes vues comme mois, semaine, jour ou agenda. Vous pouvez dupliquer automatiquement les activités d'une saison à l'autre pour éviter de tout recréer. Vous associez les membres aux activités correspondantes. Vous accédez directement à la prise de présence depuis chaque activité du planning.
Sécurité et Conformité
Mes données sont-elles en sécurité avec Klubaro ?
La sécurité de vos données est notre priorité absolue. Klubaro utilise un hébergement sécurisé en France, avec des niveaux de protection comparables aux standards bancaires. Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS) et nous effectuons des sauvegardes régulières. Nous n'avons jamais subi de violation de données et mettons continuellement à jour nos systèmes de sécurité.
Klubaro est-il conforme au RGPD ?
Oui, Klubaro est entièrement conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nous avons mis en place toutes les mesures nécessaires. Nos données sont hébergées en France, dans l'Union Européenne. Nous avons un système de gestion des consentements. Notre politique de confidentialité est claire et transparente. Nous proposons un système de rôles (Manager/Assistant) pour limiter l'accès aux données sensibles. Nous avons des procédures de suppression des données sur demande. Notre registre des traitements est conforme aux exigences légales.
Comment sont gérés les différents niveaux d'accès dans Klubaro ?
Pour protéger les données de vos membres tout en permettant une gestion collaborative, Klubaro propose deux niveaux d'accès distincts. Le rôle Manager donne un accès complet à toutes les fonctionnalités et données du club. Le rôle Assistant offre un accès limité aux fonctionnalités de prise de présence, sans accès aux données personnelles complètes ou aux informations financières. Cette structure simple permet de déléguer certaines tâches comme la prise de présence tout en respectant les principes du RGPD sur la limitation des accès aux données personnelles.
Support et Mise en Route
Est-il difficile de commencer à utiliser Klubaro ?
Non, Klubaro a été conçu pour être intuitif et facile à prendre en main, même pour les personnes peu familières avec l'informatique. La plupart de nos utilisateurs sont opérationnels en quelques heures. L'interface est claire et les fonctionnalités sont accessibles.
Comment puis-je obtenir de l'aide si j'en ai besoin ?
Notre équipe de support est disponible par email pour répondre à vos questions. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai de 24 heures ouvrées. Notre équipe support est composée de personnes qui connaissent parfaitement les défis de la gestion de clubs sportifs et qui peuvent vous apporter des réponses concrètes et adaptées.
Questions Techniques
Klubaro fonctionne-t-il sur tous les navigateurs ?
Oui, Klubaro est compatible avec tous les navigateurs modernes : Chrome, Firefox, Safari, Edge et Opera. Pour une expérience optimale, nous recommandons d'utiliser la dernière version de votre navigateur préféré.
Faut-il installer un logiciel pour utiliser Klubaro ?
Non, Klubaro est une application web (SaaS) accessible directement depuis votre navigateur. Aucune installation n'est nécessaire. Vous vous connectez simplement à votre compte via notre site web, ce qui vous permet d'accéder à Klubaro depuis n'importe quel appareil connecté à internet.
Klubaro fonctionne-t-il sans connexion internet ?
Klubaro nécessite une connexion internet pour fonctionner pleinement, car il s'agit d'une application web. Cependant, certaines fonctionnalités comme la prise de présence par QR code peuvent fonctionner temporairement hors ligne sur mobile, avec une synchronisation automatique dès que la connexion est rétablie.
Les mises à jour sont-elles incluses dans l'abonnement ?
Oui, toutes les mises à jour de Klubaro sont automatiquement incluses dans votre abonnement, sans frais supplémentaires. Nous améliorons constamment notre plateforme en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en optimisant celles existantes, sur la base des retours de nos utilisateurs.
Évolutions et Personnalisation
Quelles sont les prochaines fonctionnalités prévues pour Klubaro ?
Nous travaillons actuellement sur notre plan Premium qui inclura la réservation en ligne pour les cours et événements, les paiements en ligne des cotisations, assurances et événements, des fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse, et des intégrations avec des outils tiers. Nous annonçons régulièrement les nouvelles fonctionnalités sur notre blog et par email à nos utilisateurs.
Puis-je suggérer de nouvelles fonctionnalités ?
Absolument ! Nous encourageons activement les retours de nos utilisateurs. Vous pouvez nous soumettre vos suggestions en contactant directement notre support. Nous évaluons chaque demande et intégrons les plus pertinentes dans notre feuille de route de développement.
Klubaro est-il disponible dans d'autres langues ?
Actuellement, Klubaro est disponible en français et en anglais. Nous prévoyons d'ajouter d'autres langues dans le futur, en fonction des besoins de notre communauté d'utilisateurs.
Puis-je personnaliser Klubaro aux couleurs de mon club ?
La personnalisation aux couleurs de votre club (logo, couleurs) sera disponible dans notre futur plan Premium. Dans la version actuelle, vous pouvez déjà personnaliser les cartes de membre avec le logo de votre club.
Commencer avec Klubaro
Comment puis-je commencer l'essai gratuit ?
C'est très simple ! Rendez-vous sur notre page d'inscription, remplissez le formulaire avec les informations de base de votre club, et vous aurez immédiatement accès à votre compte Klubaro pour 30 jours d'essai gratuit. Aucune carte bancaire n'est requise.
Puis-je annuler mon essai ou mon abonnement à tout moment ?
Oui, vous pouvez annuler votre essai à tout moment, sans aucune obligation. Si vous avez souscrit à un abonnement mensuel, vous pouvez également l'annuler à tout moment, et votre accès restera actif jusqu'à la fin de la période mensuelle en cours. Pour l'abonnement annuel, vous pouvez désactiver le renouvellement automatique, et votre accès restera actif jusqu'à la fin de l'année d'abonnement.